Privacyverklaring Ron Klaren Media

Laatst bijgewerkt: 8 november 2025

Ron Klaren Media, gevestigd te Vroomshoop, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Wij respecteren uw privacy en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Contactgegevens

Bedrijfsnaam: Ron Klaren Media
Adres: In de Hoven 25
Postcode & Plaats: 7681MJ Vroomshoop
KvK-nummer: 08087149
E-mailadres: info@ronklarenmedia.nl
Website: www.ronklarenmedia.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Ron Klaren Media verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken, afhankelijk van de dienst die u afneemt:

Voor- en achternaam: Voor communicatie en facturatie.
Adresgegevens: Voor facturatie of het (fysiek) leveren van producten/diensten.
Telefoonnummer: Om contact op te nemen over een opdracht of vraag.
E-mailadres: Voor het versturen van offertes, facturen, nieuwsbrieven (met toestemming) en overige correspondentie.
Bankgegevens (IBAN): Voor het verwerken van betalingen en facturatie.
Beeldmateriaal (foto’s en/of video’s): Indien u model staat, gefotografeerd/gefilmd wordt in opdracht, of deelneemt aan een evenement dat wij vastleggen. Dit omvat mogelijk ook bijzondere persoonsgegevens (zoals etniciteit, gezondheid) als deze zichtbaar zijn.
Websitegegevens: IP-adres, locatiegegevens, gegevens over uw activiteiten op onze website, en browsertype (zie punt 7: Cookies).

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen, gebaseerd op de bijbehorende wettelijke grondslag (AVG):

Doel van verwerking	Gegevens	Grondslag (AVG)
Het uitvoeren van een overeenkomst (bijv. een fotoshoot, mediaproductie, social media beheer)	Naam, adres, e-mail, telefoon, beeldmateriaal, bankgegevens	Uitvoering van de overeenkomst
Contact opnemen n.a.v. een vraag (via contactformulier of e-mail)	Naam, e-mail, telefoon (optioneel)	Toestemming of Gerechtvaardigd belang (om u te kunnen bedienen)
Het voeren van de financiële administratie	Naam, adres, bankgegevens, factuurdetails	Wettelijke verplichting (o.a. fiscale bewaarplicht)
Verzenden van nieuwsbrieven en marketing (indien u zich heeft ingeschreven)	E-mailadres, (optioneel) naam	Toestemming (u kunt zich altijd uitschrijven)
Publicatie van portfolio/promotie (bijv. op website of social media)	Beeldmateriaal (portretten)	Toestemming (via model release / quitclaim) of Gerechtvaardigd belang (artistieke/commerciële vrijheid, afgewogen tegen uw privacybelang)
Website-analyse en verbetering	IP-adres (geanonimiseerd), surfgedrag	Gerechtvaardigd belang (verbeteren van onze website) of Toestemming (voor tracking cookies)

4. Speciale aandacht: Beeldmateriaal en Portretrecht

Als ‘Ron Klaren Media’ werken wij veel met beeldmateriaal (foto en video). Hierop kunnen personen herkenbaar in beeld zijn (een portret).

In Opdracht: Wanneer wij in uw opdracht (bijv. voor uw website of een bedrijfsevenement) beeldmateriaal maken, is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst.
Voor Publicatie (Portfolio): Wij publiceren mogelijk beeldmateriaal op onze website of social media kanalen als portfolio. Indien u herkenbaar in beeld bent, vragen wij hiervoor, waar nodig, uw expliciete toestemming (vaak via een ‘model release’ of ‘quitclaim’).
Portretrecht: Naast de AVG geldt in Nederland het Auteursrecht, waarin het ‘portretrecht’ is vastgelegd. Wij respecteren uw portretrecht en zullen altijd een zorgvuldige afweging maken tussen ons commerciële/artistieke belang en uw privacybelang.

5. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Ron Klaren Media bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Administratieve gegevens (facturen): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
Contactgegevens (klanten): Tot 2 jaar na het laatste contact of beëindiging van de overeenkomst, tenzij langer nodig voor de administratie.
Contactformulier-data: Tot 2 jaar nadat de vraag is afgehandeld, tenzij dit leidt tot een klantrelatie.
Beeldmateriaal (projecten): Projectbestanden worden tot ten minste 2 jaar na afronding bewaard voor eventuele nabestellingen. Gepubliceerd portfoliomateriaal blijft online staan zolang dit relevant is voor de promotie van Ron Klaren Media, tenzij toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt.”
Nieuwsbrief-inschrijvingen: Tot het moment dat u zich uitschrijft.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Ron Klaren Media verkoopt uw gegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden (zogenaamde ‘verwerkers’) als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Denk hierbij aan:

Boekhoudsoftware / Accountant: Voor de financiële administratie.
Hostingprovider: Voor de website en e-mail.
Cloudopslag: Voor de opslag van (project)bestanden en beeldmateriaal (bijv. Google Drive, Dropbox, WeTransfer).
E-mailmarketing software: (Bijv. Mailchimp) voor het versturen van nieuwsbrieven.
Betaaldiensten: (Bijv. Mollie, iDEAL) voor het verwerken van online betalingen.

Indien gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EU (bijv. Google of Mailchimp in de VS), zorgen wij dat dit gebeurt conform de AVG-eisen (bijv. middels Standard Contractual Clauses).

7. Cookies, of vergelijkbare technieken

Ron Klaren Media gebruikt functionele, analytische en (eventueel) marketing cookies.

Functioneel: Noodzakelijk voor de werking van de website.
Analytisch: Voor het verzamelen van geanonimiseerde statistieken (bijv. Google Analytics). Wij hebben Google Analytics privacy-vriendelijk ingesteld (IP-adres geanonimiseerd, ‘gegevens delen’ uitgezet).
Marketing/Tracking: (Indien van toepassing) Voor het tonen van relevante advertenties of social media integraties. Wij plaatsen deze cookies alleen met uw expliciete toestemming.

Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over deze cookies en vragen wij toestemming. U kunt zich afmelden voor cookies via uw browserinstellingen. Voor een gedetailleerd overzicht verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring.

8. Uw rechten (gegevens inzien, aanpassen of verwijderen)

U heeft als ‘betrokkene’ de volgende rechten onder de AVG:

Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
Recht op rectificatie (correctie) of aanvulling.
Recht op vergetelheid (verwijdering) van uw gegevens.
Recht op beperking van de verwerking.
Recht van bezwaar tegen de verwerking (met name bij gerechtvaardigd belang).
Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
Recht om uw toestemming in te trekken (indien de verwerking daarop gebaseerd is).

U kunt een verzoek tot uitoefening van deze rechten sturen naar [Uw E-mailadres]. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan), paspoortnummer en BSN zwart ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

9. Klachtenrecht

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Ron Klaren Media neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Denk hierbij aan:

Een SSL-certificaat (HTTPS) voor onze website.
Toegangsbeveiliging op onze systemen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@ronklarenmedia.nl

11. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.